Gesetzliche Gründe

Zu archivieren sind gemäß § 257 HGB unter anderem die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie insbesondere die Handelsbriefe.

Bei diesen Handelsbriefen handelt es sich um alle Dokumente, die ein Handelsgeschäft betreffen, einschließlich E-Mail.

Es ist also klar, dass nicht jegliche E-Mail zu archivieren ist.

Problem ist jedoch, dass nicht sichergestellt werden kann, dass die gesetzlich zu archivierenden E-Mails auch tatsächlich archiviert werden.

Als Unternehmer sind Sie jedoch dafür verantwortlich.

Literatur zu Aufbewahrungspflichten