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ProduktbroschüreWarum E-Mail-Archivierung?
Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
Schon ab 295,00 EUR (zzgl. MWSt.)
E-Mail-Archivierung - Zentral - Gesetzeskonform - Sicher
Die Synapsis GmbH beschäftigt sich seit 1994 mit dem Thema Dokumentenmanagement und Workflow. Unsere Lösungen sind in den unterschiedlichsten Abteilungen bei unseren Kunden im Einsatz.
Seit ein paar Jahren gewinnt das Spezialthema E-Mail-Archivierung immer mehr an Bedeutung. Der Gesetzgeber hat hier eine Reihe von Vorgaben gemacht (Siehe: Literatur zu Aufbewahrungspflichten).
Aus unserer Sicht gibt es drei Bereiche, warum Email-Archivierung eingesetzt wird:
1. Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
2. Reduzierung des Speicherplatzes und Sicherung
Mit MailStore kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails eines Unternehmens automatisiert archiviert werden. Der Unternehmer, der die Einhaltung dieser Gesetze sicherstellen muss, ist nicht mehr abhängig davon, dass die Mitarbeiter Ihren Pflichten zur Archivierung nachkommen.
Da alle Mails jederzeit über umfangreiche Suchmöglichkeiten gefunden und wieder hergestellt werden können, bleibt das jeweilige Postfach sehr klein. Der Speicherplatz für die Email-Konten reduziert sich, Sicherungen werden einfacher und schneller.
Der Zugriff erfolgt rechtegesteuert per Windows-Client, Web-Browser oder sogar per Iphone.
3. Organisatorische Gründe
Emails sind organisatorisch wie Briefe oder Faxe einzuordnen. Um eine volle organisatorische Integration aller Korrespondenz zu erreichen, gibt es spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, die eine Ablage von E-Mails vollkommen automatisieren und sie gleichwertig mit anderer Korrespondenz in einem elektronischen Kunden- oder Lieferantenordner zur Verfügung stellen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter www.synapsis.de.
